- Bi radi uvedli vodenje projektov in ravnanje s portfeljem projektov v prakso svojega podjetja?
- Imate z vodenjem projektov in ali z nadzorom portfelja projektov veliko težav zaradi nepreglednosti in enotnosti? Opažate, da bi veliko stvari lahko naredili bistveno hitreje in bolje?
- Iščete učinkovito rešitev (metodologijo + programsko podporo + usposabljanje), ki bo res prilagojena vaši specifičnosti in potrebam?
- Se vam možnost vpogleda v stanje in načrt projektov (vsebina, viri, čas, strošek, tveganje, status, stanje...) v vsakem trenutku zdi "misija nemogoče"?
Agito je prvo slovensko podjetje, ki je pridobilo Microsoft Silver Project and Portfolio Management kompetenco!
Z našo pomočjo ste ravnanju s portfeljem projektov in uvedbi projektnega vodenja v vaše podjetje lahko kos tako vsebinsko kot tudi infrastrukturno. V Agitu svojim strankam pomagamo do delujoče uvedbe:
- projektno vodenje (Project management) in
- ravnanje s portfeljem projektov (Project portfolio management).
Z dobrim upravljanjem projektov v krajšem času naredite bistveno več, predvsem pa imate v vsakem trenutku pregled nad želenimi podatki (na primer primerjavo med dejanskimi in planiranimi vsebinami, viri, stroški, časom, aktivnostmi ali pregled nad stanjem projektov, kritičnostjo, tveganji...)
Če želite narediti korak naprej k učinkovitemu projektnem vodenju in ravnanju s portfeljem projektov, potem je Agito najboljša izbira!
Celovita rešitev na enem mestu
V Agitu je na prvem mestu izpolnjevanje pričakovanj in želja naših kupcev, zato projekt uvedbe projektnega vodenja v podjetje razdelimo v več faz.
- Analiza stanja in potreb stranke. Več si lahko preberete na strani Poslovna analiza.
- Priprava predloga rešitve: projektna metodologija, procesi in poteki dela, dokumentacija, integracije, poročila, programska podpora in infrastruktura.
- Postavitev in konfiguracija projektne infrastrukture: Microsoft Project Professional, Microsoft Project Server, Microsoft SharePoint Server, Agito TaskTracker. Več o postavitvi Microsoft SharePoint si lahko preberete na strani Portali in spletno komuniciranje.
- Postavitev vlog in pravic, globalnih virov, projektnih predlog, potekov dela (workflow) in poročil.
- Izvedba delavnic o uporabi projektne metodologije in infrastrukture za različne vloge uporabnikov: projektna pisarna, projektni vodje, vodstvo, projektni timi, informatiki.
- Postavitev in vpeljava realnih projektov skupaj z naročnikom in pomoč pri prenosu obstoječih aktivnih projektov.
- Pomoč ob praktični uporabi.
Rezultat:
Projekt zaključimo z delujočo in povezano projektno infrastrukturo, nastavljenimi podatki, vzpostavljenimi projekti in usposobljenimi uporabniki.
Brez ustrezne metodologije, ki upošteva specifike naročnika, podporne infrastrukture ter uvedbe ključnih uporabnikov ni uspeha!
Programski gradniki
- Microsoft Project Professional uporabljajo projektni vodje za načrtovanje in spremljanje projektov.
- Microsoft Project Server ponuja centralno zbirko projektov, virov in ostalih informacij.
- Microsoft Project Web Access je projektni spletni portal na platformi Microsoft SharePoint Server, ki ga uporablja projektna pisarna, vodstvo, projektni sveti, sponzorji projektov, člani projektnih ekip, upravljavci virov in projektni vodje za pregled, analize in posodabljanje informacij o projektih in virih. Predstavlja podporo potekom del (workflow) in spletni dostop do portfelja projektov, do posameznega projekta, do projektnih spletnih mest za zbiranje/obvladovanje vse dokumentacije, stanj, statusov, informacij, komunikacije med člani projektne ekipe, spremljanju porabe in zasedenosti virov, stroškov, napredka, tveganj in drugo. Omogoča spremljanje in vrednotenje portfelja projektov, finančno planiranje in poslovno poročanje ter tako tudi s pomočjo podatkovnega skladišča (Data Warehouse) in poslovne inteligence (Business Intelligence) predstavlja podporo strateški funkciji projektne pisarne in podporo odločanju vodstva, projektnim ali strateškim svetom.
- Agito TaskTracker je spletna aplikacija, ki jo uporabljajo člani projektnih ekip, projektni sponzorji, upravljavci virov in projektni vodje za evidentiranje, sledenje, pregled in analize nalog na projektu.
Značilnosti
Celovito upravljanje projektov v podjetju (Microsoft Enterprise Project Management - EPM) obsega različna področja, ki zajemajo celotni življenjski cikel projekta od projektne pobude, vrednotenja po ključnih dejavnikih, finančnega planiranja, načrtovanja in spremljanja rokov, izdelkov in porabljenih virov, poročanja... do zaključka in arhiviranja projektov. Nadalje celovita uvedba projektov podpira sodelovanje na projektu ter omogoča analitiko in poslovno obveščanje.
Upravljanje projektnih pobud in spremljanje življenskega cikla projektov
Upravljanje projektnih pobud (Demand management) omogoča standardiziran pogled na vse projektne iniciative na enem mestu. Z vzpostavitvijo potekov dela (workflow) za spremljanje posameznih faz življenjskega cikla projektov zagotovimo, da se za vsak projekt izvedejo ustrezne aktivnosti in zberejo zahtevani podatki in da se na posameznih korakih pridobijo ustrezna soglasja ali potrditve. Za različne tipe projektov je mogoče postaviti različne poteke dela, predloge, tipe spletnih mest in drugo. Standardiziran proces vzpostavitve in poteka projekta omogoča celovit nadzor nad projekti in pomaga pri odločanju.
Izbira in analiza portfelja projektov ali skupka povezanih projektov
Izbira in analiza portfelja projektov (Portfolio selection and analytics) omogoča, da prepoznamo, izberemo v portfelj in izvedemo tiste projekte, ki podjetju prinašajo največjo dodano vrednost in so skladni z njegovimi strateškimi usmeritvami. V ta namen najprej definiramo strateške cilje podjetja in jih ustrezno utežimo. Z analizami "kaj če" lahko preigramo različne scenarije izbire portfelja projektov in jih primerjamo z vidika dobičkonosnosti, tveganja, vpliva na poslovanje ali razvoj in strateške ustreznosti ter upoštevamo še omejitve proračuna in razpoložljivost virov.
Projekte lahko združujemo po različnih kriterijih oziroma po sorodnosti ali povezanih lastnostih v tako imenovane programe (Program management), kjer lahko zasledujemo tudi soodvisnost projektov.
Upravljanje virov, načrtovanje in spremljanje vsebine in stroškov, tveganj, nalog in odprtih zadev
Centralno upravljanje virov (Resource management) omogoča optimalno izkoriščenost virov na nivoju celotnega podjetja, kar zagotavlja nižje stroške, večjo kvaliteto, hitrejše zaključevanje projekotv, ter posledično večjo dobičkonosnost. Prvi korak za vzpostavitev učinkovitega upravljanje virov je vzpostavitev centralne baze (pool) virov na nivoju celotnega podjetja skupaj s podatki o ceni ter delovnem času oziroma razpoložljivosti posameznega vira.
Načrtovanje projekta (Schedule management) zajema definiranje posameznih vsebin in aktivnosti na projektu, kontrolnih točk in rokov, izdelkov ter njihovih medsebojnih povezav in odvisnosti. Za posamezne tipe projektov lahko uporabimo vnaprej pripravljene predloge s tipičnimi aktivnostmi in tako skrajšamo čas priprave načrta. V naslednji fazi načrtovanja sledi razporejanje ljudi na posamezne aktivnosti, pri čemer so na razpolago podatki o njihovi razpoložljivosti iz centralne baze virov.
Že ob načrtovanju lahko iz predvidenih ocen o potrebnem času, potrebnih virih in drugih ocenjenih stroških (izobraževanja, potni stroški, cene materiala, cena podizvajalcev...) ocenjujemo vrednost in ceno projekta ali njegovih posameznih delov. Tako imamo v vsakem trenutku na voljo podatke o planirani in dejanski porabljeni vrednosti ali strošku projekta (Financial management).
V času načrtovanja in spremljanja projekta posebno pozornost posvetimo tudi tveganjem in odprtim zadevam, na katere moramo biti še posebej pozorni (Issues and risk management). Odgovorne osebe določijo, ovrednotijo in spremljajo odprte zadeve in tveganja, ocenjujejo vplive na projektni načrt ter načrtujejo ukrepe za preprečevanje ali zmanjšanje njihovih vplivov.
V času izvajanja projekta upravljanje časa in nalog (Time reporting and task management) zagotavlja, da lahko spremljamo status in napredek na projektu ter primerjamo dejanske stroške z načrtovanimi. Člani projektnih timov poročajo podatke o napredku in porabljenem času, ki se potem, ko jih projektni vodja potrdi, sproti preračunavajo v skupnih stroških projekta.
Sodelovanje in komunikacija
Sodelovanje (Team collaboration and communication) na projektu podpira skupno projektno spletno mesto, kjer člani tima najdejo informacije v zvezi s projektom, kot so projektna dokumentacija, podatki o članih tima, seznam tveganj in odprtih zadev, koledar, objave, diskusije ipd. Projektno spletno mesto poskrbi tudi za verzioniranje (zgodovina sprememb) in zaklepanje projektne dokumentacije v skladu s pravicami uporabnikov. Oblika in vsebina projektnih spletnih mest sta lahko standardizirani in se ustvarita avtomatično ob kreiranju projekta. Vsak član tima tako na enem mestu najde opomnike glede svojih zadolžitev, podprto pa je tudi obveščanje po elektronski pošti.
Podatkovno skladišče, analitika in poslovno poročanje
Informacijska podpora je namenjena spremljanju projektov skozi celoten življenjski cikel od projektne pobude, vrednotenja, odločanja in zagona projekta, preko spremljanja in poročanja projekta v fazi izvajanja, do zaključka in arhiviranja projekta. V vsakem trenutku imamo na voljo podatke iz podatkovnega skladišča (Data Warehouse) za analizo in poslovno poročanje (Business intelligence and reporting) nad celotnim portfeljem, za vsako od življenjskih faz projekta ali projektov ali o podrobnostih posameznega projekta ali projektnih virov. Spremljamo na primer dobičkonosnost posameznih projektov, tveganja, vpliv na poslovanje, vpliv na bodoči razvoj, primerjamo med seboj projekte ali njihove vire, in na podlagi tega sprejemamo ustrezne strateške odločitve.
Evidentiranje, razdeljevanje in spremljanje (mikro) operativnih nalog
Operativne naloge in zadolžitve so sestavni del vsakodnevnih opravil, zato omogočamo:
- Načrtovanje in spremljanje nalog, vprašanj, napak in sprememb.
- Vodenje vsake naloge skozi različna možna stanja: čakalnica, dodeljeno, v obdelavi, v testiranju, testirano, v potrditvi, potrjeno, preverjeno, zaključeno.
- Vodenje kritičnosti nalog na različnih projektih, verzioniranje naloge, beleženje porabljenega časa in celotne zgodovine naloge.
- Z uporabo sporočilnega sistema je omogočeno ustrezno razporejanje nalog med razpoložljive vire po prioriteti.
- Spremljanje izvajanja nalog in obremenjenost virov ter kakovosti njihovega dela.
Razširljiva platforma
Arhitektura ponujene informacijske podpore omogoča varno prilagajanje rešitve poslovnim potrebam in povezovanje sistema z ostalimi informacijskimi sistemi v podjetju.
S pomočjo tehnologij, zgrajenih na odprtih standardih (XML, SOAP in Web services), lahko rešitev enostavno povežemo z ostalimi informacijskimi sistemi v vašem podjetju. Tipične so povezave s poslovnim sistemom (ERP; na primer SAP, Navision, Axapta...), portalsko infrastrukturo (na primer SharePoint...), s kadrovsko evidenco in s sistemom za razvoj človeških virov (Human resources management), s sistemom za centralno upravljanje pravic (Identity management) in drugo.
Tako ne boste potrebovali zapletenih nadgradenj in posodobitev, s čimer se boste izognili nepotrebnim zapletom in prihranili veliko časa in denarja, predvsem pa boste tako poskrbeli za uporabo rešitve, ki je v celoti prilagojena vašim potrebam.
Povezljivost s programsko zbirko Microsoft Office
Uporabniki sistema so o svoji zadolžitvi, ko jim je le-ta dodeljena pa tudi pred tem, ko bi se morala začeti ali končati, obveščeni z elektronsko pošto. Vse te nastavitve so prilagodljive, prilagodi si jih lahko uporabnik sam ali pa njegov vodja (upravljavec virov). Poleg tega pa lahko uporabniki svoje zadolžitve na projektih dobivajo tudi v koledar ali med odprte naloge v programu Outlook. Projektno spletno mesto poskrbi tudi za verzioniranje (zgodovina sprememb) in zaklepanje projektne dokumentacije v skladu s pravicami uporabnikov, hkrati pa nudi samodejno integracijo projektne dokumentacije z Microsoft Office (Word, Excel, Visio).
Tako poskrbimo, da poteka prenos ključnih informacij zelo enostavno in nadzorovano, s čimer prihranimo pri času in poskrbimo za večjo doslednost in sledljivost projekta in z njim povezanih informacij.
Komu že pomagamo do učinkovitega upravljanja s projekti?
- Akrapovič
- Eles
- Mikrocop
- SIBO Group
- SKB
- Studio Moderna
- UniCredit
- ...