Naročnik, ki je v svoji dejavnosti eno od vodilnih podjetij v Evropi z več kot 50-letno tradicijo in prisoten v več kot 70 državah po svetu, je z uporabo naše portalne in komunikacijske rešitve uspel poenotiti, racionalizirati in povezati infrastrukture mnogih IT sistemov (raznovrstne intranet portale, datoteke v skupni rabi, podatkovno zbirko človeških virov, imenik Active Directory) ne samo za sedež podjetja, temveč tudi za mnoge poslovne enote v drugih državah.
Poslovni cilji nove rešitve
Stari portal
Stari portal, ki je bil izrazito osredotočen na vsebino (novice, obvestila, dogodki), je kot tak koristil predvsem sedežu podjetja, medtem ko so bile enote po svetu precej prepuščene same sebi, kar je povzročilo informacijski razkorak med zaposlenimi na sedežu podjetja in zaposlenimi po svetu. Vsebina po raznih portalih ni bila upravljana centralno, v nekaterih državah pa so vsebino upravljali tudi zunanji partnerji.
Nov portal
Povzeli smo obstoječe portale in jih nadgradili v enoten, centralni in javni intranet portal, namenjen vsem zaposlenim iz vseh enot po svetu.
Javni del se uporablja:
- za korporativno komunikacijo (novice, obvestila, dogodki);
- s strani uprave podjetja, da lahko deli in krepi vizijo podjetja z vsemi zaposlenimi;
- s strani kadrovikov za razpise internih prostih delovnih mest za zaposlene;
- za dostop do različnih virov, storitev in aplikacij, ki jih naročnik ponuja svojim zaposlenim (telefonski imenik, identifikacija delovnega mesta, podpora…);
- s strani IT oddelka, da izvaja vzdrževalna dela in odpravlja prejete težave;
- s strani vseh zaposlenih, ki lahko spremljajo dogodke, obvestila in novice ali pa iščejo po internem telefonskem imeniku z ogromno kontaktnimi informacijami zaposlenih, pogodbenih sodelavcev, partnerjev…
Sodelovanje, komunikacija in varnost
Da lahko javni portal postane dostopen vsem zaposlenim, mora biti večjezičen, mora podpirati uredniški proces in mora omogočati naročniku, da v celoti upravlja z vsebino. Naročnik je s tem zmanjšal potrebo po zunanjih partnerjih, hkrati pa odslej lahko dostavlja informacije svojim zaposlenim hitreje in ceneje.
Sodelovanje sodelavcev naročnika smo izboljšali z uporabo Microsoft SharePoint Server tehnologije.
Poudarki:
- Sodelovanje in izmenjavo informacij med oddelki smo izboljšali z uvedbo oddelčnih portalov, ki odražajo dejansko organizacijsko strukturo. Pravice dostopa uporabnikov so urejene preko našega varnostnega modula v skladu z organizacijsko strukturo, zapisano v sistemu HRM. Potreb po dodatnem upravljanju dostopov tako ni več.
- Za potrebe po sodelovanju iz vidika projektov (kjer so člani projektnega tima iz različnih oddelkov, podjetij, držav ali celo zunanjih partnerjev s strogo omejenim dostopom do vsebin) smo izdelali večjezične predloge projektnih strani, ki jih lahko naročnik sam uporabi za ustvarjanje in upravljanje projektnih strani, s čimer prihrani tako čas kot denar.
- Eden večjih poslovnih ciljev naročnika je bila tudi vzpostavitev produktnih portalov, kar pomeni, da bi za vsak njihov izdelek postavili svoj portal. To je predstavljalo določen izziv, saj je za implementacijo tega potrebna striktna varnostna politika, ki dovoljuje uporabnikom, da vidijo natančno to, kar smejo, in nič več in nič manj. Varnostni model za te strani vsebuje matriko M x N, pri čemer je večina varnostnih skupin dinamično določenih glede na produktno linijo, ime produkta ali oboje. To zahtevo smo rešili s posebno predlogo strani, ki ob uporabi vzpostavi lastne varnostne parametre za vsak svoj gradnik. Razbremenili smo osebje oddelka IT (ki bi sicer naj ustvarjalo in upravljalo to množico produktnih skupin) tako, da smo izdelali posebno spletno aplikacijo, s katero zgolj določeni uporabniki lahko ustvarjajo nove produktne skupine in določajo njeno članstvo. Če karikiramo: s to predlogo ima naročnik vsa “jajca” v eni košari. Koliko “jajc” pa kdo v tej košari vidi, je odvisno od tega, kdo ta človek je. Tako naročnik prihrani veliko časa in napora, ki bi ga sicer zahtevalo upravljanje več strani.
Naša strokovnost
Osredotočamo se na velike rešitve za velika in srednje velika podjetja. Naše potencialne stranke praviloma iščejo kompetentnega in dolgoročnega partnerja z znanjem iz mnogih področij (poleg Silver Portals and Collaboration kompetence imamo tudi Gold Independent Software Vendor, Silver Software Development in Silver Web Development kompetence ter storitev, ki jo izvajamo je Microsoft SharePoint Deployment Planning Services), na katerega se lahko zanesejo in zmanjšajo tveganje.
Naša konkurenčna podjetja, ki nimajo kompetence Silver Portals and Collaboration, se praviloma osredotočajo na manjše, serijske rešitve s privzetimi nastavitvami, s čimer ne morejo izkoristiti celotnega potenciala tehnologije SharePoint. Pogosto tudi ne morejo podpreti določenih funkcionalnosti in se raje odločajo, da jih opustijo.
Velika podjetja iščejo partnerje, ki ne samo da jim bodo znali povedati, česar se z osnovno namestitvijo sistema SharePoint ne da, temveč tudi na kak način je možno njihove specifične zahteve vendarle podpreti in pri tem ne ogroziti privzetih funkcionalnosti sistema.
S tem, ko imamo kompetenco Silver Portals and Collaboration, se uvrščamo v skupino tistih, ki se ne osredotočajo na to, kar se ne da narediti s SharePoint, temveč na to, kaj vse je možno narediti. To nas loči od konkurence.
Kakšne prednosti prinašamo naročniku?
Povečan vpliv upravljavcev vsebin
Glede na predhodno situacijo, ko so bili vsebinski portali razvrščeni po raznih lokacijah in upravljani s strani različnih partnerjev, lahko odslej lastniki in upravljavci vsebin samostojno in na enoten način upravljajo z vsebino.
Enotna podoba
Naša rešitev je v celoti poenotila grafično podobo in uporabniško izkušnjo upravljavcem vsebin, ki tudi niso več odvisni od posegov tretjih oseb. To je naročniku zmanjšalo stroške upravljanja intranet portala, hkrati pa omogočilo bolj ažurno izmenjavo informacij.
Premostitev prepada med sedežem podjetja in poslovalnicami ter predstavništvi
Doslej so sedež podjetja, mednarodne poslovalnice in predstavništva (v več kot 70 državah sveta) bile odvisne od e-pošte in poštnih storitev za interno izmenjavo informacij in medsebojno sodelovanje.
Komunikacijski portali so v okviru naše rešitve (portali organizacijskih enot, projektni portali, produktni portali) premostili prepad med sedežem podjetja, poslovalnicami in predstavništvi po svetu. Tako lahko zaposleni po svetu sodelujejo z zaposlenimi v sedežu podjetja preko iste navidezne spletne strani, pri čemer informacije več ne obležijo v nekem poštnem predalu, tudi niso več pomotoma izločene kot vsiljena pošta ali, kot v najslabšem primeru, niso poslane napačni osebi. Izziv z upravljanjem velikih datotek smo rešili z lastnim IE vtičnikom, ki uporablja za prenos BITS protokol (Background Intelligent Transfer Service – tako kot npr. Microsoft Update). Tako lahko uporabniki nemoteno delajo, medtem ko sistem poskrbi, da se datoteka prenese, ne glede na morebitne vmesne izpade omrežja ipd.
Omenjeni portali so znižali stroške interne izmenjave informacij, odpravili informacijske zastoje in odpravili tveganja povezana z uporabo e-pošte in konvencionalne pošte pri izmenjavi občutljivih informacij.
Zmanjšana potreba po IT podpori na minimum
Količino dela s strani IT oddelka in zunanjih partnerjev pri operativnem vzdrževanju sistema (podpora, pravice dostopa…) je bilo potrebno zmanjšati na minimum.
Z uporabo tehnologije SharePoint smo že razbremenili osebje oddelka IT cele vrste nalog, povezanih z upravljanjem vsebin. Toda, da smo lahko njihovo podporo zmanjšali na minimum, smo vpeljali tudi osnovo za rešitev za upravljanje z identitetami ter tako odpravili potrebo po upravljanju s pravicami dostopa. Dodali smo tudi spletno aplikacijo, ki delegira upravljanje naročnikovega Active Directory imenika določenim zaposlenim izven oddelka IT, da lahko pripisujejo ustrezne pravice uporabnikom brez posredovanja IT oddelka.
Boljša in hitrejša storitev zaposlenim in strankam
Na podlagi doseženih ciljev lahko naročnik nudi boljšo in hitrejšo storitev svojim zaposlenim in strankam v 70 državah po svetu. S tem, ko se manj časa porabi v procesu interne izmenjave informacij, se lahko več časa posveti izmenjavi informacij z obstoječimi in potencialnimi strankami ter tako omogoči nadaljnjo rast podjetja.
Zadovoljstvo naročnika
Podeseterili smo promet z naročnikom
Portalna rešitev je bila tako dobro sprejeta s strani naročnika, da je v naslednjih dveh letih bistveno povečal svoja naročila pri nas.
Premagali smo konkurenco
Drug način naročnikovega zadovoljstva se je pokazal tudi takrat, ko smo skupaj z Microsoft Consulting Services bili povabljeni, da podelimo svojo vizijo nadgradnje enostavne baze človeških virov in sinhronizacije Active Directory imenika (ki je bila vzpostavljena pri začetnem portalnem projektu) v vseobsegajočo korporativno rešitev za upravljanje z identitetami (Identity Management), ki bi temeljila na platformi Microsoft Identity Lifecycle Management.