Izobraževalni proces je proces zagotavljanja ustrezne usposobljenosti za opravljanje dela, za doseganje cilja 'Pravi ljudje na pravih mestih' oziroma razvijanja kariere posameznikov in naslednikov ter zapolnitev vrzeli v usposobljenosti, znanju in izkušnjah.
Glede na potrebe v poslovnem procesu se podjetje odloča med naslednjimi izobraževalnimi sklopi:
- funkcionalno izobraževanje (uporabna znanja, kreativna znanja, sposobnosti, spretnosti in navade za delo),
- usposabljanje (programi s cilji, pripravništvo, poskusna doba),
- usmerjeno izobraževanje (certifikati, učni načrti),
- študij ob delu,
- notranje ali zunanje izobraževanje,
- predhodno potrebna izobraževanja, pridobljena znanja.
Sistem kompetenc, znanj, izkušenj, veščin
Zahteve podjetja po kadrih se izražajo s kompetencami, opredeljenimi na delovnih mestih. Kako je posameznik usposobljen in sposoben, pa je mogoče razbrati iz njegovega kompetenčnega profila (zaposleni, kandidati za zaposlitev, zunanji sodelavci). Ugotovljene vrzeli pa je mogoče zapolniti z različnimi izobraževanji.
Katalog izobraževanj
Podjetje običajno pripravi seznam izobraževanj, ki so v skladu z dejavnostjo podjetja ter s cilji in strategijo. Izobraževanja so opremljena s podatki o znanjih, ki jih bo udeleženec pridobil, z okvirno oceno stroška, vrsto izobraževanj ter s podatkom, katera znanja so predhodno potrebna za udeležbo izobraževanja... Katalog izobraževanja je abstrakten seznam, brez izvajalcev ali časovnih terminov.
Planiranje sredstev za izobraževanja, usklajevanje in odobritev
Na začetku izobraževalnega obdobja se običajno planirajo sredstva, ki jih odgovorni odobri ali zavrne. Usklajevanje poteka, dokler ne pride do končne določitve zneska sredstev, namenjenih izobraževanju.
Plan izobraževanj v izobraževalnem obdobju
Običajno vodje planirajo izobraževanja za svoje sodelavce, posameznike ali celotno organizacijsko enoto. Sistem podpira tudi planiranje izobraževanj s strani »skrbnika« procesa. Na osnovi potreb po izobraževanju, ki so razvidne iz planiranja, se poišče izvajalca in določi termin izobraževanja.
Prijave na izobraževanja
Za izobraževanje načrtovani (pa tudi nenačrtovani) zaposleni se lahko prijavijo na izobraževanje. Podatki o odsotnosti zaposlenih v času izobraževanja, se lahko avtomatično prenesejo v modul "Planiranje odsotnosti" ali pa se ti podatki vnesejo ročno.
Izvedba, realizacija izobraževanj skupaj s stroški
Po izvedenem izobraževanju se zabeležijo podatki o stroških za posameznike (kotizacije, dnevnice, potni stroški, prenočišča...), zabeležijo se tudi morebitni prijavljeni, ki se izobraževanja niso udeležili in pridobljena znanja, ki jih je udeleženec pridobil. Ta znanja se lahko direktno prenesejo v kadrovsko evidenco.
Vrednotenje izobraževanj (Kirkpatrick)
Po končanem izobraževanju udeleženci izpolnijo ankete o zadovoljstvu, oceni se učinkovitost izobraževanja in kako udeleženci prenesejo pridobljeno znanje na sodelavce. Učinkovitost izobraževanja je ocenjena tudi s strani nadrejenih, prav tako se ugotovi, kakšen je bil vpliv izobraževanja na uspešnost poslovanja. To je tako imenovani Kirkpatrickov model vrednotenja izobraževanja.
Dokumenti, poročila
Napotnice na izobraževanje, poročila o planiranih izobraževanjih, o realiziranih, o planiranih in porabljenih sredstvih, o izvajalcih, o vrednotenju izobraževanja in drugo.