Kadrovski informacijski sistem podpira procese kadrovske evidence s področja zakonodaje kot so proces zaposlovanja, premeščanja, prekinitve poslovnih razmerij (zaposleni, zunanji sodelavci), pogodbe o zaposlitvah, poslovnih razmerjih, reorganizacije in nove sistemizacije delovnih mest, pokriva tudi zahteve zunanjih institucij po dokumentih, poročilih in statistikah.
Vzpostavitev sistema kompetenc ima svoj začetek pri opredelitvi zahtevanih/želenih kompetenc na delovnih mestih.
Organizacija, organizacijska struktura podjetja
Podjetja imajo različne organizacijske strukture, z različnim številom nivojev kakor tudi različnih oblik: poslovne skupine (holdingi) s podrejenimi družbami in/ali interne organiziranosti. Organizacijske enote so opremljene z različnimi podatki (vodja enote, kontaktni podatki, o stroškovnih mestih, o lokacijah) kakor tudi s podatki o ciljih, ki jih je treba v podjetju dosegati in uresničevati. Evaluacija le-teh je razvidna v drugih funkcionalnostih, v modulu Upravljanje z učinkovitostjo.
Sistemizacija delovnih mest, plan zaposlovanja
Podjetje izdela nabor delovnih mestih, ki so glede na dejavnost podjetja in naloge primerna in potrebna. Delovna mesta so opisana z nalogami, deli, odgovornostmi, pristojnostmi, nameni, cilji, so tudi ovrednotena. Za posamezna delovna mesta se običajno letno planira število zaposlenih, na njih razporejenih.
Sistem kompetenc, znanj, izkušenj, veščin
Delovna mesta zahtevajo tudi določene veščine, izkušnje, sposobnosti, vedenja (z eno besedo lahko rečemo kompetence), ki se jih pričakuje od zaposlenih, razporejenih na delovna mesta.
Zaposlovanje, prenehanje delovnega razmerja, premeščanje
Osnovni procesi kadrovske evidence so procesi zaposlovanja, premeščanja na drugo delovno mesto, v drugo organizacijsko enoto ter prenehanje delovnega ali drugega poslovnega razmerja. Procese spremljajo tudi priprave določenih obrazcev, dokumentov (pogodbe, aneksi, obvestila o letnih dopustih...) kakor tudi priprave poročil za zunanje institucije (M obrazci...) ter na splošno poročila za analize in statistike po različnih kriterijih.
Evidenca zaposlenih ter zunanjih sodelavcev
Zaposleni za določen, nedoločen čas, za polni delovni čas, polovični ali kaj drugega, invalidi oz. osebe s telesno okvaro, zaposleni z individualno ali kolektivno pogodbo, s konkurenčno klavzulo, s posebnimi pooblastili...
Zunanji sodelavci so študenti, pogodbeniki, štipendisti in najeti delavci.
Evidence vsebujejo osebne mape s podatki o zaposlitvi, osebnimi podatki, družinskimi člani, predhodnimi zaposlitvami, podatki o delu, razporeditvami - opredelitev dela za posameznike v povezavi z delovnimi mesti, organizacijskimi enotami, stroškovnimi mesti, opredelitev plačnih podatkov (točke, količniki, zneski, odstotki), dodatkov, vrsta delovnega časa... Planiranje dela, avtomatski izračuni letnih dopustov, sorazmernih deležev, delovne dobe, podatki s področja varnosti in zdravja pri delu, zdravstvenih pregledov z izdelavo napotnic, invalidi, obrazci, obrazci, dokumenti, poročila, analize, statistike.
Kompetenčni profili
Podatki o kompetencah in nivoju usposobljenosti posameznih kompetenc so zabeleženi pri zaposlenih, lahko tudi pri zunanjih sodelavcih. Kompetenčni profili in zahteve kompetenc z delovnih mest so osnova za primerjavo oziroma ugotavljanje, ali ima podjetje prave ljudi na pravih delovnih mestih.